E-bonton pisanja elektronskih sporočil

U nastavku smo pripremili nekoliko bonton smjernica za pisanje e-mailova.

"PREDMET ili SUBJECT"

Predmet poruke mora biti povezan sa sadržajem jer poziva primatelja pošte da je pročita. Najgora stvar koju možemo učiniti je ostaviti ovo polje praznim. Kada je u pitanju dopisivanje o istoj stvari, predmet poruke ne mijenjamo.

 

VIDLJIVI ("ZA") I SAKRIVENI  ("SK") PRIMATELJI

U polje »Prima« (ital. »A«, engl. »To«) ćemo unijeti adresu glavnog primatelja poruke. Može biti samo jedan ili više njih, ali svi su na istoj razini - jer svima pristupamo jednako i od svih očekujemo odgovor.

U polje »Kopija« (ital. i engl. »Cc«) dodajemo adrese trećih osoba koje želimo obavijestiti o poslanom e-mailu, pa im šaljemo poruku na informaciju, ali od tih primatelja ne očekujemo odgovor.

Postoji još i tzv. Skrivena kopija „Skp“ odnosno „Bcc“ – adrese u tom polju ne vidi nitko osim vas.

Prije slanja još jednom provjerite adrese primatelja. Može se dogoditi da primatelju napišemo ono što mu se ne bismo usudili reći u lice. Kako ne biste izazvali negodovanje primatelja zbog nepažnje, prije slanja ponovno pročitajte poruku. Ako ništa drugo, naći ćete neku tipfelersku ili jezičnu pogrešku. Nakon što jednom pošaljete poruku, njeno slanje ne možete više poništiti.

 

BRISANJE PRIMATELJA IZ PORUKA

Slanje poruka s vidljivim privatnim adresama primatelja ili prosljeđivanje poruke u kojoj treća strana može vidjeti niz adresa je nepristojno, nekorektno i u nekim slučajevima podložno novčanoj kazni. Od toga imaju koristi oni koji prikupljaju adrese za slanje reklama ili neželjenog sadržaja. Zato budite oprezni kada prosljeđujete poruke!

 

OSLOVLJAVANJE I POTPIS

Prvi dojam je najvažniji, stoga se primatelju e-maila obraćamo s "Poštovani/a" ili "Draga/i….", a ne s "Dobro jutro", jer ne znamo kada će poruka biti pročitana. Na kraju poruke uputite lijepi pozdrav i potpišite se s imenom i prezimenom.  Također, možete dodati telefonski broj na koji vas se može dobiti.

Upamtite - ako je osoba odvojila vremena da vam napiše e-poštu, očekuje da ćete joj uzvratiti poruku.

 

BEZ VELIKIH TISKANIH SLOVA, EMOJI ZNAKOVA I USKLIČNIKA

Obratite pozornost na pravopis:

• pripazite na gramatičke i pravopisne pogreške,
• koristite jednu vrstu fonta, bez boja i efekata,
• nikada ne koristite VELIKA SLOVA (ona znače vikanje),
• bez šarenih pozadina i drugih ometajućih elemenata, jer tako poruka gubi razumljivost
• ako želite naglasiti informaciju, koristite opciju „bold“ za slova, odnosno podebljajte slova, ali nikako nemojte koristiti uskličnike (znak nepristojnosti), čak i ako pišemo pritužbu, jer pristojnošću se postiže više.

Osim toga, trebali biste biti svjesni da različite postavke mogu uzrokovati da poruka izgleda isto na vašem računalu, a drugačije na drugom (npr. poruka u Gmailu može izgledati potpuno drugačije od poruke u Outlooku).

Kao i kod telefona, koji zbog različite starosti i sustava, neke stvari može prikazati drugačije nego što ste zamislili – primjerice, ako u poruku nanižete hrpu emojija (smajlića) koji se korisniku mogu pojaviti i kao uskličnici i uvredljivi znakovi.

 

 

KRATKO I JASNO

Svi mi primamo previše e-mailova, stoga poruka treba biti sažeta. Ako je sadržaj zahtjevniji, koristite odlomke kako bi on bio što jasniji i čitljiviji.

Zarezi i završni interpunkcijski znakovi trebaju biti tamo gdje trebaju biti. Pravilno sastavljenom porukom dat ćete primatelju do znanja da ste odvojili vrijeme i da vam je stalo.

 

AŽURNOST

Očekuje se da ćemo na poruke odgovoriti u najkraćem mogućem roku, odnosno unutar 24 sata.

Ako ste odsutni, koristite funkciju gdje automatska sekretarica obavještava pošiljatelja da ste odsutni. Ako imate drugog posla, odgovorite da ste primili poruku i da ćete odgovoriti kada budete mogli.

Neodgovaranje na poruke je izraz neozbiljnosti i nebrige.

Obratite pozornost na pravilno korištenje funkcija "Odgovori" i "Odgovori svima". Ako se odgovor odnosi samo na jednog pošiljatelja, odgovorite samo njemu. Prije slanja provjerite nema li drugih adresa na popisu primatelja (možda u polju Cc ili Bcc). Ako se odgovor odnosi na cijelu grupu, ispravno je odabrati funkciju "Odgovori svima".

 

Ukratko, kada šaljete e-mailove, budite fokusirani na sadržaj, budite konkretni i imajte na umu da se ipak radi o pismu koje završava sa... Srdačan pozdrav!